Ben jij ook zo iemand die graag to-do lijstjes maakt? Tot zo’n 1,5 jaar geleden deed ik dat ook regelmatig. Totdat ik eens een artikel las met de boodschap dat to-do lijstjes alleen maar averechts werken. Ik nam de proef op de som. En inderdaad, het is werkelijk een bevrijding dat ik die lijstjes niet meer nodig heb.
Het idee is namelijk dat zodra je al je acties die je nog moet doen gaat opschrijven, dat die eigenlijk uit je systeem zijn. Het staat ergens veilig op een papiertje of in een mooie planner. Je hoeft er dus niet meer aan te denken. En hup, dan komt er weer ruimte in je brein vrij om nog meer acties te bedenken. Je wordt eigenlijk gillend gek zonder dat je het door hebt. Op mijn hoogtepunt qua lijstjes had ik een lijst voor mijn promotieonderzoek, een lijst voor overige universiteitswerkzaamheden, een lijst voor mijn nog op te zetten bedrijf en de coach-opleiding, een lijst voor huishoudelijke klussen, een lijst voor “overige dingen” en een lijst voor lange termijn doelen. En eerlijk gezegd vond ik het heerlijk om die lijstjes te maken. Ik hou van plannen, organiseren en structuren. Tegelijkertijd was het natuurlijk ook een soort uitstelgedrag. Het opschrijven van wat ik allemaal nog moest doen vond ik dikwijls leuker om te doen dan het daadwerkelijk uitvoeren van die taken. Bovendien bestonden de meeste acties weer uit allerlei kleinere acties die ik dan ook zo moest gaan opschrijven anders duurde het wel erg lang voordat ik iets van mijn lijst kon wegstrepen. Of de actie was eigenlijk zo klein dat het opschrijven ervan (en het daarna nog eens 10 x lezen voordat ik in actie kwam) meer tijd kostte dan het gewoon direct te doen.
Ik weet niet hoe het bij jou zit, maar ik had toch regelmatig het gevoel dat ik enorm achter de feiten aan liep. Dan zat ik met mijn handen in het haar of te zuchten en te steunen (en te klagen bij mijn man) over de hoeveelheid “werk” die ik nog te doen had. Het schoot maar niet op. Die to-do lijstjes maakten mij uiteindelijk toch niet gelukkig. Laat staan dat ik ervan ging floreren. Hoe doe ik dat nu?
Ik schrijf zo min mogelijk op qua acties. Wat ik wel doe is in mijn agenda tijd inruimen voor bijvoorbeeld het voorbereiden van een workshop of lezing, of het lezen van scripties van studenten. Zodra ik een afspraak in plan met studenten, blok ik ook meteen tijd op één of meerdere dagen daarvoor zodat ik voldoende tijd heb het verlag te lezen en feedback te geven. Verder probeer ik hele of halve dagen te blokken voor één activiteit. Dan kijk ik bijvoorbeeld naar de komende week of komende twee weken en dan kijk ik wanneer ik een dag heb zonder afspraken om aan mijn boek te schrijven. Of wanneer ik een presentatie kan voorbereiden, een wetenschappelijk artikel kan schrijven of een tentamen kan maken. Wat belangrijk (en leuk) is om in te plannen zit in mijn hoofd. Ik hoef daar dus niet eerst nog een lijst van te maken. Het voordeel van deze werkwijze is dat ik voor de meest belangrijke (of de meest leuke) acties tijd in mijn agenda vrij maak en dat ik voor de rest kan vertrouwen op mijn geheugen. Het valt me echt op dat ik niet meer de hele tijd denk van “Oja, dit en dat moet ik ook nog doen”. Ik voel me heel vrij en als ik mijn agenda open sla zie ik een paar activiteiten staan voor die week en is er nog genoeg ruimte die ik flexibel op kan vullen. Net waar ik op dat moment het meeste zin in heb. Tijd voor lummelen en niks doen is er ook genoeg. Ik moet wel toegeven dat ik deze lummeltijd in mijn ogen nog te vaak opvul met “kijken op mijn telefoon” in plaats van even naar buiten staren. Al die apps even langsgaan. Hoeveel tijd ik daar aan besteed die ik ook aan belangrijkere zaken kan besteden… ook ik heb nog genoeg leerpunten!
Elke dag kun je jezelf weer afvragen: Wat wil ik vandaag écht gedaan hebben? Wat vind ik voor vandaag het belangrijkste om te doen? Op drukke dagen of wanneer ik me gestrest voel heb ik behoefte aan structuur. Dat helpt me om te focussen. Voor je het weet ben je weer allerlei e-mails aan het beantwoorden. Herkenbaar? Voor deze momenten heb ik een mooi notitieboek gekocht. Nou ja, ik kocht er meteen twee. Eén daarvan gebruik ik om mijn gedachten en ideeën in op te schrijven. Dat kan over vanalles gaan, al gaat het in de praktijk vooral over werk-ideeën, zoals nieuwe onderzoeksideeën, informatie uit interessante boeken over persoonlijke ontwikkeling en nieuwe ideeën voor mijn bedrijf. Het andere notitieboek kocht ik om mijn 3 belangrijkste acties per dag in op te schrijven. In de praktijk gebruik ik dit boekje echter zelden. Ik zie dat mijn eerste top-3 dateert van 5 januari 2017. Daarna volgen er nog 27 willekeurige dagen waarop ik zo’n top 3 (of top 2 of top 4) heb opgeschreven. En wat zet ik daar dan in? Mijn eerste actielijst bestaat uit: 1) sporten, 2) artikelen screenen voor meta-analyse, 3) nieuwe studentenopdrachten formuleren. Dat sporten vind ik belangrijk. Juist op drukke dagen. Ik zie dat woord regelmatig terug als ik nu terugblader in mijn notitieboek. Schrijf dus vooral die dingen op die jij belangrijk vind en niet alleen maar dingen die anderen belangrijk vinden.
Naast het bovenstaande vraag ik mezelf ook vaak af: Moet ik het nu doen? (of moet ík het eigenlijk wel doen?). Er zijn zoveel dingen die morgen, volgende week of volgend jaar ook nog wel kunnen. Jij hebt de keuze waar je je tijd aan wilt besteden. Een boek schrijven, ja, dat kan volgend jaar of over 10 jaar ook nog wel. Ik wil het alleen heel graag en ik ben er inmiddels achter gekomen dat dit één van mijn leukste dagen van de week zijn. Daarom probeer ik er regelmatig een dag voor te blokken. Dat gaat soms goed, soms niet. Nou ja, dat is dan maar zo. Ik voel me in ieder geval heel vrij (ondanks dat ik ook zo mijn verplichtingen heb). Ik voel me ook veel rustiger en relaxed. Ik kom vaker in een flow en doe voor 75% wat ík belangrijk vind. Juist ook met ons gezin. Ik krijg veel meer energie dan dat het mij kost. Bovendien komen er nu niet meer van die rare acties in mijn hoofd op zoals “de schuur opruimen”. Het mooie is dat mijn man dit soort acties nu ineens bedenkt en het dan ook meteen uitvoert. Hij blij, ik blij. Hij trots, ik dankbaar. Floreren doen we samen, vooral zónder die to-do lijst.
Aan welke tip ga jij het meeste plezier beleven? Laat het me weten via de comments!
P.S. Wil je ook een mooi notitieboek voor jouw belangrijkste ideeën of acties? Neem dan snel een kijkje in mijn nieuwe webshop! Ook leuk om weg te geven!